销售管理制度

  销售管理制度

  第一条  依据。本公司销售业务的事务处理须依照本规定进行。

  第二条  目的。本规定的目的在于明确销售活动中事务处理的基准及手续,使其经营得以合理进行。

  第三条  管辖。销售业务则应属于销售副总经理的经管领域。

  第四条  事务范围。销售业务的事务范围如下:

  1. 处理销售方面的事项;

  2. 从定价、报价到货款回收为止的一切与销售有关实务;

  3. 因销售而发生的会计记账事务;

  4. 代理店与特许经营店的管理;

  5. 广告、宣传业务;

  6. 开发。

  第五条  销售计划的立案。销售计划在策立之前,应先就一般经济行情的预测和过去的销售实绩的分析、市场调查资料等,拿来与工厂的设备及生产状况做一对照后再立案。

  第六条  定价。定价时除对工厂的成本进行调查外,还须参酌其他同业公司及市场行情,力求确实、妥切。

  第七条  受理订货的合同。受理订货的合同,原则上以文书方式,双方互相交换,如此才能使与顾客订立的契约内容确实。

  第八条  严格遵守交货日期。务必严格遵守交货的日期。为达此目的,要不断与顾客、生产部门和技术部门保持密切联系,这样才能使设计迅速确定。

  第九条   货款的回收。务必设法使产品销售后的货款顺利回收。因此,除了需尽快采取请款手续外,在货款收讫之前,必须经常留心其发展。

  第十条  统一整理方式。账簿的记载、传票资料的发出及整理,须以互相牵制为根本,在整理方式上必须求其统一与合理化。

  第十一条  代理店与特许经营店的设置。代理店及特许经营店的设置通常应符合公司远期规划的要求,以销售产品为主,获取市场信息为辅。

  第十二条  广告、宣传。广告、宣传的目的在于提高公司商誉及产品的知名度,以此唤起需求,帮助销售计划的推行与完成。在实施广告或宣传时,必须依据统一的计划,重点实施,使经费能够最有效的运用。

  第十三条  产品开发。开发新产品时需使顾客认识新产品,并唤起他们的需求,才能扩大销售管道。另外,对于改良意见须加以统一,对于未来的品项也须进行研究,如此才能巩固销售的根基。

  第十四条  销售部门的定义。在本规定中,销售部门是指国内贸易部(及其下属的华东部、华南部、西北部和华北部四个分部)和国际贸易部(及其下属的欧洲部、美洲部、亚洲部和非洲部四个分部)。

  第十五条  销售计划的制定。销售副总经理需依据本规定第五条的内容,与相关部门进行联络、协议制定销售计划。

  第十六条  定期计划表。销售计划中需定期制定者包括:半年度的订货受理及销售额计划表,各月份长期销售额计划表、半年度的进款计划表及各月份的进款计划表。

  1. 半年度订货受理计划及销售额计划表须于每年的1月及7月,依月份及品项种类记载下一年度的订货受理及销售额的预估。

  2. 月份长期销售额计划表内容依照出货月份、产品种类,记载每6个月期间的销售预定额。

  3. 半年度收款计划表须于每年的1月及7月,依照月份、客户分别记入下年度的进款预定额。

  4. 各月份进款计划表须于每月初将各销售部门及各户别的当月进款预估额记入表中。

  第十七条  资料的提出。部门经理应将上述各项计划的资料及计划表按时提交给销售副总经理。

  第十八条  资料的调查分析。销售部门为制定第十六条中的各项计划,应收集过去的销售实绩、市场动向及其他资料,进行调查与分析。

  第十九条  举行会议。销售副总经理应定期召集销售部门经理,举行年度、半年度订货受理会议、月份销售会议及每月收款会议,借由讨论来制定销售计划。

  1. 半年度订货受理会议  于每年的1月及7月上旬召开,会议目的在于审议下年度的订货受理计划的方案。

  2. 月份销售会议  于每月上旬举行,目的在于审议销售计划的妥当性。

  3. 每月进款会议  于每月上旬举行,目的在于制定每月的收款计划,并进行审议。

  第二十条  预估生产的处理。依据销售计划,如有必要进行预估生产的准备时,销售经理室须发出生产准备委托书,经由销售副总经理的裁决后,送交生产部。

  第二十一条  情报的获得、报告。销售部门经理必须依照规定的要领,不断的掌握市场动向,其他同业公司的估价状况及自己的订单接获情况,适时地向销售副总经理报告。

  第二十二条  信用调查。销售部门必须不断努力掌握顾客的信用状况。尤其是对于首次交易的对象应特别慎重,如交易涉及重大的应请示销售副总经理的裁决而后行事。

  第二十三条  收集、整理各项资料。销售经理室必须不断收集产品价格表、库存品一览表及其他定价、报价、受理订货时的必要资料,设法使其完备,帮助销售部门的销售活动得以顺利进行。

  第二十四条  报价。报价分为标准产品的报价与特定产品的报价二种:

  1. 标准产品的报价是指产品价格表中所列出本公司的标准规格商品的报价。

  2. 特定商品的报价是指产品价格表中未列出价格或标准规格品以外的商品的报价。

  石英塑胶地板的基价(包括标准厚度、规定颜色的产品和非标准厚度、色卡以外颜色的产品)由销售副总经理提报总经理或董事长裁决。对于长期客户、进货量大的客户,如报价与基价有显著差异或交易条件特殊、对日后销售有重大影响者,应由部门经理请示上级裁示后行事。

  第二十五条  报价的裁决基准。标准产品和特定产品的售价以下列规定为裁决基准:

  1. 产品报价在基价下浮15%-20%的售价,由董事长裁决。

  2. 产品报价在基价下浮10%-15%的售价,由销售副总经理裁决。

  3. 产品报价在基价下浮5%-10%的售价,由销售部门经理裁决。

  第二十六条  如果客户没有特别指定,通常以本公司所指定的报价表来进行报价。

  第二十七条  规格(厚度和颜色)设计。设计说明书必须以基价为基准,进行测算,并促请尽快决定。设计说明书原则上须向技术部门和生产部门预审。

  第二十八条  销售合同文本的处理。在受理订货时,须依照下列规定来处理销售合同文本:

  1. 在销售合同号码上冠以英文字母,以表示产品销售的国家或地区。原则上需依照销售合同来进行。如果是依照订货书的话,原则上须填写订货书来代替销售合同。

  2. 前项销售合同文本的交换发生困难时,也务必设法取得足以证明的文书。

  3. 销售合同若由顾客一方做成,则须注意对其记载的内容是否与本公司所提的报价内容相符,并做好详细的检核工作。若销售合同文本由本公司负责制作,由须依照另外所规定的文本格式为标准。

  4. 销售合同文本一概由销售部门负责保管。因此,销售部门必须备有合同登记簿,将规定的内容记入其中。

  第二十九条  销售编号的使用区分。销售编号的使用区分,则另行规定。

  第三十条  受理订货的事务手续。受理客户的订货时,须依照下列规定完成事务手续:

  1. 销售部门须及时发出订货的出货传票,并依照规定的顺序送交各关系部门。订货的出货传票,在必要时尚须附上订货明细表、订货说明、包装细节等。

  2. 出货传票的记载事项如有变更,应重新发出订正后的出货传票。

  第三十一条  出货计划的控制、管理。销售部门出货计划的控制、管理工作,应由销售经理室来负责。

  第三十二条  出货的事务处理。产品出货的相关事务处理应依据下列规定来进行:

  1. 销售部门在每月月底经由销售经理室发出,由技术部、生产部执收下个月的出货预定表,根据此表,销售部门始可开始着手准备出货、质量检测及货款回收等等相关事宜。

  2. 如有质量检测的必要时,销售部门应填写质量检测委托单,委托技术部门进行。

  第三十三条  不良品的退换等。关于不良品的退换及免收费的交货品等,遵照另行规定来进行。

  第三十四条  销售合同的变更、解除。有关销售合同的变更、解除的处理,请依照另行规定进行。  

  第三十五条  货款回收的事务处理。销售货款的回收事务须依照下列规定进行:

  1. 当交货完毕时,销售部门须连同出库单及其他必要资料,寄出请款单,交由销售经理室依规定盖章后,提交给客户。

  2. 销售经理室在收到前项的请款单时,应将内容与订货单做成查核档案后,登录请款登记簿中,然后送交销售部门经理认可盖章后,回复给销售部门。

  3. 如顾客没有特别指定时,请款单则以本公司所规定的格式为准。销售部门应准备好请款单的登记簿,详实记录。

  4. 当顾客汇款进来时,销售部门应填写传票,将款项登录进款通知簿后,交给财务部。

  5. 财务部为证明已确实收受进款时,应在进款通知薄的收款栏中盖上负责人员的印章,然后送交销售部门。

  第三十六条  收据的处理。如果顾客没有特别指定,货款的收据则以本公司规定的格式为准,在处理时应依据下列规定进行:

  1. 收据表格由销售部门负责制表。

  2. 收据证明(副本)一律由销售部门负责保管整理收据分为一式三份,A为收据证明正本,B为顾客付款证明,C为备查副本。

  3. 销售人员如果为了收款而须带着收据前往客户处时,须先在C联上盖章前往。

  4. 若因特别情况需要,在收款时必须先交付客户临时的收据时,事后须迅速以正式收据换回临时收据。

  第三十七条  货款的催讨。如果货款的回收发生延迟时,销售部门应根据公司规定的方式,发出催促单,催请客户缴付货款。如果货款的回收拖延过久,在不得已情况下有时必须采取法律途径来催款。但这种情况,销售部门应事先照另外的规定,取得债务的确认书。

  第三十八条  倒债的处理。客户若因破产或其他因素以至货款回收无望时,此部分的未收款项应视为损失来处理。在这种情况下,除非有特别规定,否则应事前提出并请示裁决。损失处理的相关事务由财务部负责办理。

  第三十九条  账簿的登记。账簿的登记一律以传票为依据。

  第四十条  传票的种类。传票种类可分为下列三种传票:

  1. 订货的销货传票。

  2. 订货的销货修正传票。

  3. 应收账款传票。

  第四十一条  订货的销货传票。订货的销货传票,除了应将订货的内容通知技术部门、生产部门外,并得委托技术部门、生产部门着手进行作业及出货外,一方面也可作为与各相关部门联络、交接记录及各项统计的资料。

  第四十二条  订货的销货修正传票。订货的销货修正传票则以出货传票的记载内容发生变更时的修正,及订货预估金额确定时的通知传票。

  第四十三条  应收账款传票。销售部门在收受货款时,根据应收账款传票将收款的明细记录下来,另外,销售部门也根据本单将收款手续及收款额记入相关账簿中。

  第四十四条  账簿的种类。账簿分为下列三种:

  1. 订货账本及订货补助簿。

  2. 应收款账本及赊欠补助簿。

  3. 收款账本及收款补助簿(收款通知簿)。账本、补助簿分别由财务部及销售部门负责记账、保管。

  第四十五条  订货账本。订货账本及补助簿是依照销售编号顺序,记载从受理订货到货款回收为止的一切交易经过。

  第四十六条  应收款账本。应收款账本及补助簿是为了确定客户间目前的赊欠款所填而设定的,从销货开始到收款为止的过程都须记入账本中。

  第四十七条  收款账本。收款账本及补助簿则是依照销售编号,记载销售额的收账明细,销售部门与财务部之间同时利用它来通知,回复收款的情况。

  第四十八条  各种账本。各种账本应于每月月底做好对照查核之工作,并由销售副总经理负责审核。

  第四十九条  统计及各项调查报告。销售部门应制作下列统计及调查报告,并作为销售业务的经营资料。其中,必须定期制作的,包括收款日报、销售月报及销售年报。

  1. 收款日报必须每天制作,并依照销售部门类别及收款种类(现金、支票、人民币、外汇等)记载前一天的收款实绩。

  2. 销售月报应于每月上旬制作,记载内容包括订货、出货及上个月的收款实绩、本月份预定收款及订货、赊欠、订金、佣金、各项应收账款额明细等。

  3. 销售年报于每年1月制作,记载内容包括各销售部门、专卖店、特许经营店各商品上一年度的订货受理、出货及收款实绩等。

  第五十条  代理合同。本公司产品销售代理合同(本公司为甲方、代理方为乙方)分为结算价格合同及销售手续费(佣金)合同,但以前者结算价格合同为主。

  1. 所谓买断价格合同是指乙方从甲方买进产品,然后以乙方销售渠道销售给顾客的合同。

  2. 所谓销售手续费(佣金)合同是指乙方作为甲方的代理人,直接销货给顾客的合同。

  第五十一条  代理店的报酬。以结算价格合同为基础的代理店报酬,则按结算价格与销售价格之间的差额为基准;以手续费用(佣金)为基础的代理店报酬,则依据代理合同书中所规定的手续费(佣金)为基准。

  第五十二条  代理保证金。 签订代理合同时,代理店应缴纳不低于10万元的代理保证金。

  第五十三条  在选定代理店时,须就其代理店的经营、营业状况、店主的经历、性格、手腕、信用程度、资产及从业人员的状况等做彻底的调查。对于以第一次缔结代理店的合同为对象时,通常须以经历一年以上的特须经营店合同的资格。

  第五十四条  特许经营店。新缔结特许经营店合同者,原则上仍列为特须经营店。

  第五十五条  特约经营店合同。关于特约经营店的合同可依照代理店的相关规定进行。但可免除代理保证金一项。

  第五十六条  代理店、特许经营店的管理。代理店及特许经营店的管理,其目的以希望提高各店的销售意愿外,为了达成下列四项目的,还须不断加以指导,接着及监督等工作。其规定如下:

  1. 依照本公司的销售计划,利用标准售价来达成销售额。

  2. 设法使货款回收顺利,并依照规定的付款条件来执行。

  3. 调查市场状况,在设定委托地区时须设法避免疏漏,同时须不断地提供信息给本公司。

  4. 维持各店的健全经营。

  第五十七条  会议的召开。每年举行一次代理店、特许经营店会议,使各店管理得以顺利进行。

  第五十八条  代理店合同的更新。代理合同到期,须重新更换代理店的合同时,应就第五十四条、五十七条的内容及其他情况加以检查,并以此做为更新合同的资料参考。有时可依上述情况更改代理店合同内容或解约。

  第五十九条  合同书的保管。代理店、特许经营店的合同书(正本)由销售经理室负责保管。

  第六十条  各种账簿的管理。关于各种账簿及传票资料的保存、废弃,一切皆以本公司的有关规定进行。

  第六十一条  报价、合同、交货等。对客户的报价、合同、交货、货款申请单及收据等资料,原则上以销售部门及销售部门经理的名义存档。但专卖店、特许经营店等方面,只要是在事前经销售副总经理的认可范围内,可以专卖店、特许经营店负责人的名义存档。

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