公司采购管理制度范文

  采购管理对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督,实现对企业采购活动执行过程的科学管理。yjbys小编下面为你整理了关于公司采购管理制度范文,希望对你有所帮助。

  1.制定采购计划:

  1) 由商场各部门概括每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预测,在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核。

  2) 计划外采购或临时增加的项目,并制定计划或报告财务部审核。

  3) 采购计划一式四份,自存一份,其他三份交财务部。

  2.审批采购计划:

  1) 财务部将各部门的采购计划和报告汇总,并进行审核。

  2) 财务部根据商场本年的营业实际、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预测做采购物资的预算。

  3) 将汇总的采购计划和预算报总经理审批。

  4) 经批准的采购计划交财务总监监督实施,对计划外未经批准的采购要求,财务部有权拒绝付款。

  3.物资采购:

  1) 采购员根据核准的采购计划,按照物品的名称、规格、型号、数量、单位适时进行采购,以保证及时供应。

  2) 大宗用品或长期需用的物资,根据核准计划可向有关的工厂、公司、商店签订长期的供货协议,以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。

  3) 采购人员对餐料、油味料、酒、饮品等等,要按计划或下单进行采购,以保证供应。

  4) 计划外和临时少量急需品,经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购,以保证需用。

  4.物资验收入库:

  1) 无论是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收。

  2) 仓管员验收是根据订货的样板,按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单,然后需直拨的按手续直拨,需入库的按规定入库。

  5.报销及付款:

  1) 付款:采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核,经确认批后方可付款。支票结帐一盘由出纳根据采购员提供的准确数字或单据填制支票,若由采购员领空白支票与对方结帐,金额必须限制在一定的范围内。按商场财务制度规定,付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结款,30元以下者可支付现款。超过30元要求付现金者,必须经财务部经理或财务总监审查批准许后方可付款,但现金必须控制在一定的范围内。

  2) 报销:采购员报销必须凭验收员签字的发票或连同验收单,经出纳审核是否经批准或在计划预算内,核准后方可给予报销。采购员若向个体户购买商品,可通过税务部门开票,因急需而卖方又无发票者,应由卖方写出售货证明并签名盖单,有采购员两人以上的证明,及验收员的验收证明,经部门经理或财务总监批准后方可给予报销。

  采购部业务操作制度:

  1.按使用部门的要求和采购申请表,多方询价、选择,填写价格、质量及供方的调查表。

  2.向主管呈报调查表,汇报询价情况,经审核后确定最佳采购方案。

  3.在主管的安排下,按采购部主任确定的采购方案着手采购。

  4.按商场及本部门制定的工作程序,完成现货采购和期货采购。

  5.货物验收时出现各种问题,应即时查清原因,并向主管汇报。

  6.货物验收后,将货物送仓库验收、入库,办理相关的入库手续。

  7.将到货的品种、数量和付款情况报告给有关部门,同时附上采购申请单或经销合同。

  8.将货物采购申请单、发票、入库单或采购合同一并交财务部校对审核,并办理报销或结算手续。

  物品、原材料采购制度:

  1.物品库存量应根据商场货源渠道的特点,以掌握在一个季度销售量的一倍库存量为宜。材料存量应以两月使用量为限,物料及备用品库存量不得超过三个月的用量。

  2.坚持“凡国内能解决的不在国外进口,凡本地区能解决的不到外地采购”的规定。

  3.各项物品、商品、原材料的采购,必须遵守市场管理及外贸管理的规定。

  4.计划外采购或特殊、急用物品的采购,各部门知会财务部并报总经理审批同意后,方可采购。

  5.凡购进物资,尤其是定制品,采购部门应坚持先取样品,征得使用部门同意后,方进行定制或采购。

  6.高额进货和长期定货,均应通过签订合同的办法进行。

  7.从国外购进原材料、物品、商品等,凡动用外汇的,不论金额大小一律必须取得总经理的批准,方予采购,否则财务部拒绝付款。

  8.凡不按上述规定采购者,财务部以及业务部门的财会人员应一律拒绝支付,并上报给总经理。

  能源采购管理制度:

  1.商场工程部油库根据各类能源的使用情况,编制各类能源的使用量,制定出季度使用计划和年度使用计划。

  2.制定实际采购使用量的季度计划和年度计划(一式四份)交总经理审批,同意后交采购部按计划采购。

  3.按照商场设备和车辆的油、气消耗情况以及营业状况,定出油库、气库在不同季节的最低、最高库存量,并填写请购单,交采购部经理呈报总经理审批同意后,交能源采购组办理。

  4.超出季度和年度使用计划而需增加能源的请购,必须别填写请购单,提前一个月办理。

  5.当采购部接到工程部油库请购单后,应立即进行报价,将请购单送总旨理审批同意后,将请购单其中一联送回工程部油库以备验收之用,一联交能源采购组。

  食品采购管理制度:

  1.由仓管部根据商场销售需要,订出各类正常库存货物的月销售量,制定月度采购计划一式四,交总经理审批,然后交采购部采购。

  2.当采购部接到总经理审批同意的采购计划后,仓管部、食品采购组、采购部经理、总经理室各留一份备查,由仓管部根据食品部门的需求情况,定出各类物资的最低库存量和最高库存量。

  3.为提高工作效率,加强采购工作的计划性,各类货物采购取定期补给的办法。


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